Ist es sicher, ein PDF in ein Online-Tool hochzuladen?

Was beim Hochladen passiert

Ziehst du ein PDF in ein typisches Online-Tool, schickt dein Browser die ganze Datei übers Internet an die Server der Firma. Dort passiert die Arbeit, eine Kopie bleibt kurz liegen, damit du das Ergebnis herunterladen kannst, und dann wird sie gelöscht. Die großen Namen sagen das auf ihren eigenen Seiten. iLovePDF sagt, verarbeitete Dateien würden innerhalb von zwei Stunden gelöscht. Smallpdf sagt, es lösche Dateien nach einer Stunde.

Das sind konkrete Versprechen, und wir behaupten nicht, dass eine der beiden Firmen sie bricht. Der Haken ist, was in der Zwischenzeit passiert. Ein oder zwei Stunden lang liegt eine Kopie deines Dokuments auf einer Maschine, die du nicht kontrollierst, betrieben von Leuten, die du nie getroffen hast. Du vertraust einer Richtlinie, nicht etwas, das du prüfen kannst.

Wann es egal ist

Viele PDFs sind nicht geheim. Ein Konferenzprogramm, ein öffentlicher Bericht, ein Rezept, das du fürs Handy verkleinern willst. Würdest du die Datei auch ans Schwarze Brett hängen, lade sie hoch, wo du willst, und mach weiter.

Wann es doch zählt

Überleg es dir zweimal, bevor du eines davon hochlädst:

• Ein Vertrag, der noch nicht unterschrieben ist.
• Alles mit einer Ausweisnummer, einer Kontonummer oder einer Privatadresse.
• Medizinische, juristische oder Personalunterlagen.
• Dateien, die ein Kunde oder Arbeitgeber vertraulich zu behandeln gebeten hat.

Der letzte Punkt ist oft eine formale Regel. Gehst du beruflich mit Daten anderer um, kann es gegen die Richtlinie deiner Firma oder gegen einen Vertrag verstoßen, sie an den Server eines Dritten zu schicken, egal was das Tool übers Löschen sagt. Frag vor dem Hochladen nach, nicht danach.

Dieselbe Arbeit auf anderem Weg

Die Alternative ist ein Tool, das die Arbeit auf deinem eigenen Rechner erledigt. Die Seite lädt in deinem Browser, das Programm läuft dort, und deine Datei wird von deiner Festplatte gelesen und wieder dorthin geschrieben, ohne irgendwohin gesendet zu werden. PDFLocal funktioniert so. Du kannst ein PDF zusammenführen, komprimieren und schwärzen, ohne dass das Dokument den Browser-Tab je verlässt. Die Seite stellt zwar ein paar kleine Anfragen, etwa um zu zählen, wie viele kostenlose Durchläufe du heute noch hast, aber keine davon enthält deine Datei.

Du musst uns nicht beim Wort nehmen. Du kannst jedes Tool selbst prüfen, auch unseres, das dauert ein paar Minuten.

Was du dafür aufgibst

Die Arbeit im Browser hat ihren Preis. Dein eigener Rechner übernimmt die Verarbeitung, eine sehr große Datei auf einem alten Laptop ist also langsamer als auf einem Server. Es gibt keine Konten, also folgt dir nichts von einem Gerät aufs andere. Für alltägliche Aufgaben wie Zusammenführen, Aufteilen, Komprimieren oder Sperren eines PDFs reicht ein aktueller Browser völlig.

Wenn du eine kurze Faustregel willst: Frag dich vor dem Hochladen, ob es dich stören würde, wenn die Datei nächstes Jahr durchsickerte. Lautet die Antwort ja, behalte sie auf deinem Gerät.