Is het veilig om een PDF naar een online tool te uploaden?

Wat er gebeurt als je een bestand uploadt

Sleep je een PDF naar een gewone online tool, dan stuurt je browser het hele bestand via internet naar de servers van het bedrijf. Daar gebeurt het werk, er blijft een poosje een kopie staan zodat je het resultaat kunt downloaden, en daarna wordt die verwijderd. De grote namen zeggen dat zelf op hun eigen pagina's. iLovePDF zegt dat verwerkte bestanden binnen twee uur worden verwijderd. Smallpdf zegt dat het bestanden na een uur verwijdert.

Dat zijn concrete beloftes, en wij beweren niet dat een van beide bedrijven ze breekt. Het probleem is wat er in de tussentijd gebeurt. Een uur of twee staat er een kopie van je document op een machine die je niet beheert, van mensen die je nooit hebt ontmoet. Je vertrouwt op een beleid, niet op iets wat je kunt controleren.

Wanneer het niet uitmaakt

Veel PDF's zijn niet geheim. Een congresprogramma, een openbaar rapport, een recept dat je wilt verkleinen voor je telefoon. Zou je het bestand zonder problemen op een prikbord hangen, upload het dan waar je maar wilt en ga door.

Wanneer het wel uitmaakt

Denk twee keer na voordat je een van deze uploadt:

• Een contract dat nog niet is ondertekend.
• Alles waar een identiteitsnummer, een rekeningnummer of een thuisadres op staat.
• Medische, juridische of HR-documenten.
• Bestanden die een klant of werkgever je vertrouwelijk heeft gevraagd te houden.

Dat laatste is vaak een formele regel. Werk je voor je werk met gegevens van anderen, dan kan het sturen ervan naar de server van een derde in strijd zijn met het beleid van je bedrijf of met een contract, wat de tool ook over verwijderen zegt. Controleer het voordat je uploadt, niet erna.

Een andere manier om hetzelfde te doen

Het alternatief is een tool die het werk op je eigen computer doet. De pagina laadt in je browser, het programma draait daar, en je bestand wordt van je schijf gelezen en er weer naartoe geschreven zonder ergens heen te worden gestuurd. PDFLocal werkt zo. Je kunt een PDF samenvoegen, comprimeren en lakken zonder dat het document het browsertabblad ooit verlaat. De pagina doet wel een paar kleine verzoeken, bijvoorbeeld om te tellen hoeveel gratis runs je vandaag nog hebt, maar geen daarvan bevat je bestand.

Je hoeft ons niet op ons woord te geloven. Je kunt zelf elke tool controleren, ook de onze, en dat kost een paar minuten.

Wat je inlevert

Het werk in de browser doen heeft nadelen. Je eigen computer doet de verwerking, dus een heel groot bestand op een oude laptop gaat langzamer dan op een server. Er zijn geen accounts, dus er volgt niets mee van het ene apparaat naar het andere. Voor alledaagse klussen zoals een PDF samenvoegen, splitsen, comprimeren of vergrendelen is een actuele browser ruim voldoende.

Wil je een korte vuistregel, vraag je dan voor het uploaden af: als dit bestand volgend jaar zou uitlekken, zou ik dat erg vinden? Is het antwoord ja, houd het dan op je eigen apparaat.