Tải PDF lên công cụ online có an toàn không?

Điều gì xảy ra khi bạn tải tệp lên

Khi bạn thả một PDF vào một công cụ online thông thường, trình duyệt gửi nguyên cả tệp qua internet tới máy chủ của công ty. Việc xử lý diễn ra ở đó, một bản sao được giữ trong thời gian ngắn để bạn tải kết quả về, rồi bị xóa. Các tên tuổi lớn đều nói vậy trên trang của họ. iLovePDF nói tệp đã xử lý bị xóa trong vòng hai giờ. Smallpdf nói họ xóa tệp sau một giờ.

Đó là những lời hứa cụ thể, và chúng tôi không khẳng định công ty nào trong hai công ty này thất hứa. Vấn đề là chuyện xảy ra trong lúc đó. Trong một hay hai giờ, một bản sao tài liệu của bạn nằm trên một cái máy bạn không kiểm soát, do những người bạn chưa từng gặp vận hành. Bạn đang tin vào một chính sách, chứ không phải một thứ bạn có thể tự kiểm tra.

Khi nào điều đó không quan trọng

Rất nhiều PDF không phải bí mật. Một lịch hội nghị, một báo cáo công khai, một công thức nấu ăn bạn muốn thu nhỏ để xem trên điện thoại. Nếu bạn không ngại ghim tệp đó lên bảng tin, cứ tải lên bất cứ đâu rồi làm việc tiếp.

Khi nào điều đó quan trọng

Hãy nghĩ kỹ trước khi tải lên bất kỳ thứ nào sau đây:

• Một bản hợp đồng chưa ký.
• Bất cứ thứ gì có số căn cước, số tài khoản hoặc địa chỉ nhà.
• Tài liệu y tế, pháp lý hoặc nhân sự.
• Tệp mà khách hàng hoặc người sử dụng lao động yêu cầu bạn giữ kín.

Mục cuối thường là một quy định chính thức. Nếu bạn xử lý dữ liệu của người khác trong công việc, việc gửi nó tới máy chủ của bên thứ ba có thể vi phạm chính sách công ty hoặc một hợp đồng, bất kể công cụ nói gì về việc xóa. Hãy kiểm tra trước khi tải lên, đừng đợi đến sau.

Một cách khác để làm cùng một việc

Cách thay thế là một công cụ làm việc ngay trên máy tính của bạn. Trang tải vào trình duyệt, chương trình chạy ở đó, và tệp của bạn được đọc từ ổ đĩa rồi ghi lại vào đó mà không gửi đi đâu cả. PDFLocal hoạt động theo cách này. Bạn có thể gộp, nén và bôi đen một PDF mà tài liệu không bao giờ rời khỏi thẻ trình duyệt. Trang có gửi một vài yêu cầu nhỏ, chẳng hạn đếm hôm nay bạn còn bao nhiêu lượt chạy miễn phí, nhưng không yêu cầu nào chứa tệp của bạn.

Bạn không cần tin lời chúng tôi. Bạn có thể tự kiểm tra bất kỳ công cụ nào, kể cả của chúng tôi, và chỉ mất vài phút.

Bạn phải đánh đổi gì

Làm việc trong trình duyệt có cái giá của nó. Máy tính của chính bạn đảm nhận việc xử lý, nên một tệp rất lớn trên chiếc laptop cũ sẽ chậm hơn so với trên máy chủ. Không có tài khoản, nên không có gì đi theo bạn từ thiết bị này sang thiết bị khác. Với các việc thường ngày như ghép, tách, nén hay khóa một PDF, một trình duyệt đời mới là quá đủ.

Nếu muốn một quy tắc ngắn, hãy tự hỏi trước khi tải lên: nếu tệp này bị lộ vào năm sau, mình có phiền không? Nếu câu trả lời là có, hãy giữ nó trên thiết bị của bạn.