PDFをオンラインツールにアップロードしても安全？

ファイルをアップロードするとどうなるか

一般的なオンラインツールにPDFをドロップすると、ブラウザはファイル全体をインターネット経由で会社のサーバーに送ります。処理はそこで行われ、結果をダウンロードできるよう短い間コピーが保管され、その後削除されます。大手は自社のページでそう説明しています。iLovePDFは、処理したファイルは2時間以内に削除されるとしています。Smallpdfは、1時間後にファイルを削除するとしています。

どちらも具体的な約束で、どちらかの会社が破っていると言うつもりはありません。問題はその間に何が起きるかです。1、2時間のあいだ、あなたのドキュメントのコピーが、あなたの管理できない機械の上に、会ったこともない人たちの運用で置かれます。信頼しているのは、確認できるものではなく、ポリシーです。

問題にならないとき

秘密ではないPDFはたくさんあります。学会のスケジュール、公開レポート、スマホ用に小さくしたいレシピ。掲示板に貼っても平気なファイルなら、どこにアップロードしても構いません。そのまま先に進みましょう。

問題になるとき

次のようなものは、アップロードする前によく考えてください。

• まだ署名していない契約書。
• ID番号、口座番号、自宅の住所が載っているもの。
• 医療、法務、人事の書類。
• 顧客や雇用主から機密にするよう頼まれたファイル。

最後の項目は、正式な決まりであることが多いです。仕事で他人のデータを扱うなら、第三者のサーバーに送ることが、ツールが削除をどううたっていようと、会社の規定や契約に反することがあります。アップロードの後ではなく、前に確認してください。

同じ作業を別の方法で

代わりになるのは、自分のコンピューターで処理するツールです。ページがブラウザに読み込まれ、プログラムがそこで動き、ファイルはディスクから読まれてディスクに書き戻されるだけで、どこにも送信されません。PDFLocalはこの方式です。PDFの結合、圧縮、墨消しを、ドキュメントがブラウザのタブから出ないまま行えます。ページは、今日の無料実行の残り回数を数えるなど、小さなリクエストをいくつか送りますが、そのどれにもファイルは含まれていません。

私たちの言葉をそのまま信じる必要はありません。当サイトのものを含め、どのツールも自分で確かめられます。数分で済みます。

手放すもの

ブラウザで処理することには代償もあります。処理はお使いのコンピューターが担うので、古いノートPCでは、非常に大きなファイルはサーバーより遅くなります。アカウントがないため、デバイスをまたいで引き継がれるものはありません。結合、分割、圧縮、ロックといった日常の作業なら、最新のブラウザで十分です。

短いルールが欲しければ、アップロードの前にこう自問してください。このファイルが来年流出したら、困るか。困るなら、デバイスの中にとどめておきましょう。